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la messagerie



Les indications données dans ce document s'appuient sur le logiciel Outlook Express pour Windows mais sont suffisament générales pour être exploitées avec un autre système ou outil de messagerie.

Fonctions principales

  • Répondre
  • Répontre à tous
  • Transférer

Entêtes utilisés

Expéditeur (De:), destinataire (A:), copie carbone (Cc:), objet (Objet:), date d'envoi (Date:)

Composer un message

Pour envoyer un message, il suffit d'indiquer l'adresse électronique d'un destinataire dans le champ 'A:' de renseigner l'objet et le contenu du message et d'enfoncer le bouton 'Envoyer'.

La zone 'Cc:' permet d'envoyer une copie carbone du message (pour information).
Le champ 'Objet:' permettra à votre correspondant et à vous même de vous y retrouver (archivage). Dans le cas d'adresse électronique desservant plusieurs utilisateurs, utiliser ce champ pour indiquer 'A l'attention de ...', ce qui facilitera la redistribution. La zone de texte qui contient le message est appelée 'Corps:'

Répondre à un message

Lorsque l'on reçoit un message, la première des choses est de vérifier si l'on est destinataire pour action (A:) ou pour information (CC:)

Lorsque l'on veut répondre à un message que l'on vient de lire, il suffit de cliquer sur le bouton 'répondre'. Un nouveau message est généré. L'adresse de l'expéditeur est automatiquement copiée dans la zone 'A:', et le sujet (appelé aussi objet) du message original est repris précédé par les lettres 'RE:'
On peut paramétrer son logiciel de courrier pour que le texte du message original soit recopié, chaque ligne précédée du signe '>' ce qui permet de répondre au fil de l'eau. S'il y avait des pièces jointes dans le message original, seul le noms des fichiers sera recopié dans le texte du nouveau message.

Répondre en citant

Lorsque vous répondez à un message, ne conservez du message d'origine que les parties de texte auxquelles vous faites référence. Répondez directement en-dessous de chaque partie, afin qu'un lecteur puisse comprendre l'échange sans l'avoir suivi depuis le début.

exemple de message et de réponse correcte à ce message :

Vous pouvez configurer Outlook pour qu'il préfixe automatiquement les lignes du texte cité en référence. Pour ce faire, suivez
Outils > Options > Préférences > Options de la messagerie > Sur les réponses et les transferts > Lors de la réponse à un message
puis choisissez Préfixer chaque ligne du message d'origine.

Répondre à tous

Même fonctionnement que ci-dessus, sauf que l'on répond à l'expéditeur ainsi qu'à tous les autres destinataires du message. A utiliser modérément!

Transférer un message

Permet de faire suivre un message. le sujet du message original est repris précédé par les lettres 'TR:' (ou 'FWD:') S'il y avait des pièces jointes dans le message original, elles seront copiées dans le nouveau message.

Exercices

Répondre au message suivant par: bien reçu

De: Martin
A: tous
Objet: répondre à ce message

Envoyer les messages suivants:

A: Martin
Objet: test
Corps: test

A: Martin; voisin de gauche
Objet: test multi-destinataires
Corps: Bonjour à vous deux!

A: voisin de gauche
CC: Martin
Objet: test copie carbone
Corps: Bonjour voisin!

Conventions d'utilisation

  • Eviter d'utiliser des pièces jointes quand elles ne sont pas indispensables: copier le texte à envoyer dans le corps du message.
    En effet, la messagerie permet à des ordinateurs très différents de communiquer, en particulier les caractères accentués contenus dans le corps du message sont traduits de façon transparente pour l'utilisateur.
  • Découper les envois pour ne pas avoir de messages de taille supérieure à 1Mo
  • Préférer le format texte brut et éviter l'utilisation du HTML (utilisation de gras, soulignés, ...) sans vous être assuré que votre correspondant peut lire ce type de message.
  • La réponse au fil de l'eau est une technique souvent utilisée. Les parties de message que l'on cite pour y répondre sont précédées du symbole '>' On supprime du message original les parties que l'on ne reprend pas pour alléger la lecture.
  • Les émoticons (smileys) permettent d'introduire un peu d'humour dans les messages. En penchant la tête sur la gauche, on voit apparaitre des figures expressives. Voici quelques exemples:
    :-) :-( ;-) :-@ |-) *:o) :-/ 8^) ...

Les pièces jointes

La présence d'une pièce jointe est indiquée par une icône de trombone à gauche de la ligne du message dans la zone listant les messages. Lorsque l'on ouvre directement une pièce jointe, un document temporaire est créé sur le disque local. Si l'on veut garder une copie du fichier sur disque, utiliser la fonction 'Enregistrer pièces jointes', clic droit sur la pièce jointe, et choix de 'enregistrer sous...', ou encore utilisation de glisser-déposer. Les exécutables et les fichiers Word peuvent contenir des virus

Pour envoyer un fichier par le mail plusieurs possibilités:

  • Cliquer sur l'icône du trombone dans la barre d'outil de la fenêtre du nouveau message.
  • Faire glisser l'icône du ou des fichier(s) de l'explorateur vers la fenêtre du nouveau message.
  • Clic droit sur le fichier et choisir "Envoyer vers destinataire". Un nouveau message est alors généré.
  • On peut aussi utiliser la fonction 'Envoyer vers' du menu fichier de plusieurs applications (WORD, Excel, Explorateur internet,...)

Echange de fichier avec des utilisateurs d'autres systèmes (Mac, Unix, ...) Demander à votre correspondant de :

  • Eviter l'utilisation de pièce jointe en favorisant les messages en texte brut ou éventuellement HTML
  • Bien indiquer l'extension des fichiers: .DOC par exemple pour un fichier WORD, ou .TXT pour un fichier texte.
  • Eviter l'utilisation de caractères accentués ou spéciaux à l'intérieur du nom du fichier

Parfois les pièces jointes arrivent avec des noms bizarres (ATT0001.DAT par exemple) Il ne faut pas s'en inquiéter et rendre son nom initial (et son extension!!) au fichier lors de l'enregistrement sur le disque dur.

Envoi d'un gros fichier

Attention tous vos correspondants n'ont pas forcément une connexion "haut débit". Avant d'envoyer un message de grande taille (qui dépasse 500 Ko par exemple) demander préalablement l'accord du destinataire pour éviter de bloquer sa boite!

Pour l'envoi de très gros fichiers, on préférera l'utilisation d'une autre solution (mise en ligne du fichier à distribier sur un site web ou ftp) bien que moins pratique. Certaines boites postales de messagerie sont limitées en taille (5 Mo par exemple). Attention à ne pas envoyer de très gros fichiers à des destinataires multiples, en effet le message est dupliqué autant de fois!

Envoi du contenu d'un répertoire

On ne peut pas envoyer directement le contenu d'un répertoire. La meilleure solution est d'utiliser un logiciel qui permet de compacter et d'aggréger les différents fichiers (archive ZIP). Un seul fichier sera alors envoyé.

Exercices

Créer un répertoire document sur le bureau

Y enregistrer la pièce jointe au message:

De: Martin
A: tous
Objet: Fichier Word à enregistrer sous documentessai.doc

Envoyer les messages suivant:

A: Martin
Objet: pièce jointe
Pièce jointe: Le fichier Word enregistré sous documentessai.doc après y avoir inscrit votre nom.

A: Martin
Objet:
Pièce jointe: Le document CRMISSION.DOC complété de votre nom

Les dossiers personnels

Les dossiers personnels sont situés physiquement sur votre disque dur.
Les deux dossiers 'Boite de réception' et 'Eléménts envoyés' existent par défaut.

Dans ces dossiers, chaque message est identifié par une ligne reprenant les entêtes pour ce message (A:, Date:, Objet: ...)

Boite de réception
Les messages non encore lus sont identifiables car écrits en gras.
Boite d'envoi
Contient les messages qui ont été rédigés hors connexion et qui sont prêts à partir. On place un message dans la boîte d'envoi par la commande 'envoyer plus tard'. On expédie le contenu de la boite d'envoi par la commande 'envoyer et recevoir'.
Eléménts envoyés
Permet de garder une copie en local de tous les messages expédiés depuis le poste.

Il est conseillé de créer un dossier 'Archives' pour éviter de saturer votre 'Boite de réception'

Le bureau de poste

Lorsque vous expédiez un message, il est acheminé vers la boite postale de votre correspondant.

Les boites postales des comptes internet sont situées physiquement sur le disque dur du bureau de poste du fournisseur d'accès internet (exemple de bureau de poste internet: pop.wanadoo.fr)
A chaque boite postale correspond un compte identifié par un nom et un mot de passe (compte POP)

Pour vérifier si vous avez du courrier dans votre boite postale et déplacer celui-ci vers vos dossiers personnels, il faut appuyer le bouton 'Recevoir le courrier'.
Le logiciel de messagerie peut être configuré pour aller automatiquement vérifier s'il y a du nouveau courrier suivant une périodicité fixée. Vous serez averti de l'arrivée d'un nouveau courrier par un signal sonore et l'affichage d'une icône d'enveloppe au bas de l'écran.

Configuration d'un compte mail

Plusieurs éléments sont nécessaires:
  1. une adresse email
  2. un bureau de poste (en général la fin de l'adresse email après le "@" précédée de "pop."
  3. un compte (en général le début de l'adresse email avant le "@", parfois l'adresse email complète)
  4. un mot de passe
  5. un serveur d'expédition (en général "smtp." suivi du nom de domaine du fournisseur d'accès à internet)
Les 4 premiers sont interdépendants mais le "serveur d'expédition" est indépendant. Il dépend du "fournisseur d'accès", c'est à dire de la connexion à internet utilisée. Celle-ci peut être indépendante de l'adresse email.

Exemple: vous aviez une adresse email chez free.fr. Vous changez de fournisseur d'accès et prenez une connexion ADSL chez wanadoo.fr. Vous souhaitez conserver votre ancienne adresse email. Votre configuration sera la suivante:

  1. adresse email: martin@free.fr
  2. bureau de poste: pop.free.fr
  3. compte: martin
  4. mot de passe: sesame349
  5. serveur d'expédition: smtp.wanadoo.fr

Adresses e-mail

Par convention les adresses e-mail sont écrites en minuscules. Une adresse e-mail contient obligatoirement le symbole '@' (arobas)
A gauche de ce symbole: l'identifiant du correspondant (habituellement prenom.nom) A droite de ce symbole: le "bureau de poste" du correspondant. La fin de l'adresse e-mail permet d'en savoir plus sur votre correspondant. En général elle se termine par le code en deux lettres de son pays (exemples: .fr=France, .ch=Suisse, .ca=canada, .be=belgique,...) Cliquer ici pour avoir une liste complète de ces codes. D'autres terminaisons sont aussi utilisées, surtout aux USA: .com=entreprise commerciale, .gov=gouvernement, .org=organisation, ...

Pour envoyer un e-mail, il suffit d'inscrire l'adresse e-mail de votre correspondant dans la zone destinataire.

Envoyer le message suivant:

A: martin@chez.com
Objet: test messagerie
Corps: test

Si une adresse e-mail ne finit pas par l'adresse du bureau de poste de l'expéditeur, le logiciel chargé de l'acheminement du courrier (SMTP) en déduit qu'elle est externe.
Le message est copié dans une queue d'envoi (compte spécial du bureau de poste)
Les messages de la queue sont alors transmis au logiciel chargé de l'acheminement du courrier (SMTP) d'un ordinateur compétent connu du bureau de poste qui se chargera de la suite de l'expédition.

Utilisation d'un annuaire

Vérifier les noms

Si l'adresse de votre correspondant figure dans le carnet d'adresse, la saisie de quelques caractères significatifs du nom du destinataire suffisent à identifier celui-ci. Pour cela appuyer le bouton 'Vérifier les noms'.

Fiche de renseignements

Un double-clic sur le nom d'un correspondant donne des informations complémentaires sur celui-ci. En particulier on peut connaître son adresse e-mail.

Légendes et virus

Les alertes concernant des soi-disant messages e-mail porteurs de virus sont souvent bidons...

Il s'agit en fait pour l'auteur du message de saturer les groupes de news et les messageries Internet en diffusant et en faisant diffuser massivement des faux messages d'alerte tout en provoquant la panique des utilisateurs.

Un virus classique est un programme, qui s'exécute sur un ordinateur. Il a donc besoin d'un interprétateur de commandes pour être lancé.

Un message e-mail en texte seul (ASCII) ne peut donc pas contenir de virus.

Par contre, un programme exécutable sur PC (.exe,.com,.bat,.vbs) ou un fichier Microsoft WORD (.doc) envoyés en pièce jointe peuvent contenir un virus.

Pour les fichiers MS Word, l'exécution des commandes du virus est assurée par le langage de macro-commandes (visual-basic).
Le nom de macro est alors souvent AutoOpen (Nom prédéfini par Microsoft pour exécution à l'ouverture du fichier).

Vous pouvez jeter un coup d'œil sur le site :
http://hoaxbusters.ciac.org/
qui explique remarquablement (mais en anglais... :-( ) ce que sont ces "fausses rumeurs"... et comment elles circulent.

Exemple de fausse information circulant sur l'internet:

> Voici une information reçue ce matin de Microsoft.
> Si vous recevez un mail intitulé "WIN A HOLIDAY" ne l'ouvrez pas car il
> contient un virus dangereux. Avisez vos amis ...

Plus d'info sur les virus

Erreurs

Le message revient avec un message d'erreur... ça arrive des fois, en général quand l'expéditeur a mal configuré son logiciel de mail (erreur en saisissant son adresse).  Souvent on arrive à identifier l'erreur :

  • ajout d'un espace ou autre caractère invalide dans l'adresse -> le supprimer,
  • caractère accentué -> le remplacer par la lettre sans accent ou cédille,
  • faute d'orthographe dans le nom ou le prénom (wanadou -> wanadoo, chez.fr -> chez.com, .f -> .fr, ...)
  • Erreur dans un séparateur entre mots ("-" au lieu de "_", "-" au lieu de ".", ...) -> dur à deviner sauf si on connaît.
  • Parfois il faut enlever un suffixe _NOSPAM ou équivalent: l'expéditeur a volontairement modifié son adresse pour éviter que celle-ci soit ajoutée automatiquement par un robot dans une liste de diffusion de messages publicitaires non sollicités (="SPAM").

  Si cela ne marche pas, deux possibilités:  

  • Chercher le prénom et nom du contact dans un annuaire d'adresses e-mail (voir ici sur www.wanadoo.fr, www.four11.com,...)
  • Envoyer le message au "postmaster" du domaine considéré (on reprend la partie de l'adresse qui suit le "@"), exemple: postmaster@wanadoo.fr en demandant qu'il fasse suivre.
Messages d'erreur courants
unknown user
Mauvaise adresse, utilisateur inconnu.
Bad adress, the recipient doesn't exist.
host not found
Le domaine de l'adresse n'existe pas.
The domain part of the address doesn't exist.
disc quota exceeded La boite de votre correspondant est pleine.
The recipient's mailbox is full.
message size ...
Message trop gros pour ce destinataire.
  • si le message d'erreur mentionne "Mailbox doesn't exist" ou "user unknown" c'est la partie à gauche du "@" qui est fausse
  • si le message d'erreur mentionne "host unknown" (ou "not found") c'est la partie à droite du "@" qui est fausse

Travail hors connexion

  • Lancer Outlook Express (logiciel de messagerie) sans connexion à internet.
  • Rédiger les messages à expédier. Ils sont placés dans la boite d'envoi.
  • Appuyer le bouton "envoyer/recevoir tout" de la barre d'outils de la fenêtre.
  • Valider la demande de connexion et attendre, ça met un peu longtemps.
  • On voit si l'on est connecté par la barre des tâches (2 ordinateurs reliés clignotants)
  • En double cliquant sur cette icône, on peut voir ce qui se passe et se déconnecter manuellement.
  • Dans la barre des tâches, il y a deux fenêtres Outlook Express, l'une contient les messages, l'autre des indications sur la progession du téléchargement. La case "raccrocher une fois terminé" cochée permet de ne pas avoir besoin d'attendre derrière l'écran.